KVKK Aydınlatma Metni

Veri Sorumlusu: Viarsoft Yazılım Danışmanlık ve Ticaret Limited Şirketi ("KoçPro") — Bahçelievler Mah. Hamdi Paşa Sk. Öncü Apartmanı No:2 İç Kapı No:10 İlkadım/Samsun, MERSİS: 0925133644400001, E-posta: info@viarsoft.com.

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") m.10 ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, KoçPro uygulaması ve web paneli üzerinden işlenen kişisel verileriniz hakkında sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

ÖNEMLİ — İKİ FARKLI ROL: Koç/işletme hesabına ilişkin veriler (kimlik, iletişim, abonelik ve ödeme kayıtları) bakımından veri sorumlusu KoçPro’dur. Kulüplerin platforma girdiği DANIŞAN verileri bakımından veri sorumlusu ilgili kulüp/koçtur; KoçPro bu verileri yalnızca kulübün talimatı doğrultusunda işleyen VERİ İŞLEYEN konumundadır. Danışanlar, verilerine ilişkin taleplerini öncelikle hizmet aldıkları kulübe/koça yöneltmelidir; KoçPro bu taleplerin karşılanmasında kulübe teknik destek sağlar.

KoçPro danışan verilerini kendi amaçları için kullanmaz: bu verilerle kendi adına müşteri edinmez, danışanlara tanıtım, kampanya ya da teklif göndermez, danışanları başka bir koça veya kulübe yönlendirmez, verileri satmaz, kendi ticari amacıyla başkasına vermez ve yapay zekâ modeli eğitiminde kullanmaz. KoçPro’nun danışana doğrudan gönderdiği mesajlar hesap, güvenlik ve uygulama güncellemesi bildirimleriyle sınırlıdır; kulübün gönderdiği mesajlar kulüp adına iletilir. Ayrıntı: Veri İşleme Sözleşmesi.

DANIŞANLAR İÇİN — hizmet aldığınız kulüp adına bilgilendirme: Kulübünüz (katılırken adı ve sahibinin adı ekranda gösterilen, hizmet aldığınız kulüp ya da koç; veri sorumlusu); kimlik, iletişim, üyelik, ödeme, randevu ve devam bilgilerinizi size hizmet sunmak ve aranızdaki üyelik ilişkisini yürütmek için (KVKK m.5/2-c), kilo ve vücut ölçüsü gibi sağlık verilerinizi ise yalnızca açık rızanızla (m.6/2) işler. Bu veriler KoçPro altyapısında kulübünüz adına saklanır; kulübünüzün bağlı olduğu üst hat kulübü kişisel verilerinizi göremez. Haklarınızı (m.11) öncelikle kulübünüze iletebilirsiniz; kulübünüze uygulamadaki Koça Ulaş bölümünden ulaşabilirsiniz.

Kulüplere hatırlatma: Danışanlarınıza yönelik aydınlatma yükümlülüğü ve gerekli açık rızaların alınması, veri sorumlusu sıfatıyla SİZE aittir. KoçPro bunun için gerekli teknik imkânı sunar, hukuki yükümlülüğü üstlenmez.

1. İşlenen Kişisel Veriler

• Kimlik: ad soyad, hesap türü (kulüp sahibi/personel/danışan), varsa distribütör kimlik numarası.

• İletişim: telefon numarası, e-posta adresi, il bilgisi.

• Görsel (isteğe bağlı): profil fotoğrafı. Danışan kendisi ya da hizmet aldığı kulüp ekleyebilir; zorunlu değildir, her an kaldırılabilir. Profil fotoğrafı yalnız kişinin tanınması amacıyla uygulama içinde gösterilir, sağlık verisi değildir ve herkese kapalı bir depolama alanında tutulur.

• Müşteri işlem: abonelik ve paket kayıtları, ödeme/iade işlem referansları, SMS kredi hareketleri, fatura bilgileri. Kredi kartı bilgileriniz sistemlerimizde SAKLANMAZ; ödeme kuruluşuna (PayTR Ödeme Kuruluşu A.Ş.) tek seferlik ve şifreli olarak iletilir.

• Kulüp işletme verileri (kulüp adına, veri işleyen sıfatıyla): danışan kimlik/iletişim bilgileri, üyelik ve cari hesap hareketleri, randevu, etkinlik ve ziyaret kayıtları, gönderilen mesaj kayıtları.

• ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ (sağlık): kilo, vücut ölçüleri, yağ/kas oranı gibi ölçüm kayıtları ile — danışanın tercihine bağlı olarak — ön/yan vücut fotoğrafları. Bu veriler KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir; ayrıca bkz. §4.

• İşlem güvenliği: IP adresi, cihaz ve oturum bilgileri, uygulama içi işlem kayıtları ile destek erişim kayıtları (bkz. §8).

2. Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz tamamen veya kısmen otomatik yollarla, elektronik ortamda toplanır: web panelinde ve mobil uygulamada doldurduğunuz formlar, hesap oluşturma ve davet akışları, uygulama içinde gerçekleştirdiğiniz işlemler, ölçüm ve fotoğraf kayıtları ile ödeme kuruluşundan dönen işlem sonuçları.

Danışan verileri kural olarak DANIŞANIN KENDİSİNDEN ya da hizmet aldığı kulüp tarafından uygulamaya girilmek suretiyle elde edilir.

3. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

• Üyelik ve hesap yönetimi — sözleşmenin kurulması ve ifası (m.5/2-c).

• Abonelik, ödeme, fatura ve mahsup işlemleri — sözleşmenin ifası (m.5/2-c); hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m.5/2-ç).

• Kulüp işletme süreçlerinin (danışan, üyelik, ölçüm, cari hesap, randevu) yürütülmesi — KoçPro bu verileri veri işleyen sıfatıyla yalnızca kulübün talimatıyla işler; işlemenin hukuki sebebini belirlemek ve danışanı aydınlatmak veri sorumlusu olan kulübe aittir. KoçPro ile kulüp arasındaki ilişki Üyelik Sözleşmesi ve Veri İşleme Sözleşmesi ile düzenlenir.

• Hatırlatma ve bilgilendirme mesajlarının (SMS, WhatsApp, e-posta, anlık bildirim) gönderilmesi — sözleşmenin ifası (m.5/2-c). Kulübün danışanlarına gönderdiği ticari elektronik iletiler için 6563 sayılı Kanun kapsamındaki alıcı onayı ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) yükümlülükleri kulübe aittir; KoçPro’nun kendi adına gönderdiği ticari iletiler için onay KoçPro tarafından ayrıca alınır.

• İşlem ve erişim kayıtlarının tutulması, kötüye kullanımın önlenmesi ve bilgi güvenliğinin sağlanması — bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması (m.5/2-e) ve meşru menfaat (m.5/2-f).

• Sağlık verisi niteliğindeki ölçüm ve fotoğraf kayıtları — ilgili kişinin AÇIK RIZASI (m.6/2). Bu rıza, veri sorumlusu sıfatıyla kulüp tarafından alınır ve her an geri alınabilir. Rıza, uygulama içindeki açık rıza beyanı ekranından (danışanın kendi cihazında ya da kulübün cihazında) veya yazılı olarak alınabilir; verilen ve reddedilen beyanlar tarihiyle birlikte kayıt altına alınır.

4. Özel Nitelikli Kişisel Veriler (Sağlık Verisi)

Kilo ve vücut ölçümleri ile ön/yan vücut fotoğrafları KVKK m.6 anlamında özel nitelikli kişisel veridir ve yalnızca ilgili kişinin açık rızasıyla işlenebilir. Rızayı almak ve rızası bulunmayan danışan için bu verileri kaydetmemek, veri sorumlusu sıfatıyla kulübün yükümlülüğündedir; KoçPro rıza durumunu kulübe gösterir ve rızanın alınmasını kolaylaştıran araçları sunar. Fotoğraf kaydı ZORUNLU DEĞİLDİR; danışan fotoğraf verilmeden de hizmet alabilir.

Teknik önlemler: fotoğraflar herkese kapalı (private) bir depolama alanında tutulur, doğrudan bağlantıyla erişilemez ve yalnızca kısa ömürlü, imzalı bağlantılarla görüntülenir. Erişim, veriyi işleyen kulüp ile fotoğrafın ait olduğu danışanın kendisiyle sınırlıdır; başka bir kulübün veya başka bir danışanın erişimi teknik olarak engellenmiştir. Sayısal ölçüm kayıtları da yalnızca veriyi işleyen kulüp ve danışanın kendisi tarafından görülür; kulübün bağlı olduğu üst hat kulübü ölçüm kayıtlarını göremez.

Açık rıza her an geri alınabilir. Rızanın geri alınması hâlinde ilgili ölçüm ve fotoğraf kayıtlarının silinmesi, veri sorumlusu sıfatıyla kulübün yükümlülüğündedir: danışan silme talebini hizmet aldığı kulübe iletir, kulüp kayıtları uygulama üzerinden siler. KoçPro bu talebin karşılanmasında kulübe teknik destek sağlar.

5. Aktarılan Taraflar

• Barındırma ve altyapı: veritabanı ve sunucu altyapısı sağlayıcısı (Avrupa Birliği’nde bulunan sunucular; bkz. §6).

• Ödeme: PayTR Ödeme Kuruluşu A.Ş. (abonelik ödeme ve iade işlemleri).

• Mesaj gönderimi: SMS hizmet sağlayıcısı Verimor (Türkiye); e-posta gönderim altyapısı ile Google, Apple ve Huawei’nin anlık bildirim altyapıları (yurt dışı; bkz. §6).

• Hata izleme, güvenlik ve destek araçları: yalnızca teknik hata kayıtları ve kulübün destek talebi kapsamındaki kayıtlarla sınırlı olarak; bu kayıtların model eğitimi dâhil sağlayıcının kendi amaçları için kullanılmasına izin verilmez.

• WhatsApp gönderimi: Kulüp, WhatsApp gönderimini etkinleştirirse mesajlar kulübün KENDİ WhatsApp işletme hesabı üzerinden, WhatsApp Business Platform (Meta) aracılığıyla iletilir. Bu kapsamda alıcının telefon numarası ve mesaj içeriği Meta’ya aktarılır (yurt dışı — bkz. §6). WhatsApp gönderimi isteğe bağlıdır; etkinleştirilmediği sürece bu aktarım yapılmaz.

• ÜST HAT KULÜBÜ: Bir kulüp bir üst hat kulübüne bağlıysa, üst hat kulübünün sahibi ve vekili o kulübün danışanlarına ait kişisel verileri (ad, iletişim bilgisi, ölçüm, fotoğraf, cari, üyelik, randevu ve mesaj kayıtları) göremez. Üst hat yalnızca koç düzeyindeki bilgileri (koçun adı, kariyer basamağı, personel listesi, iş raporları) ve kulüp bazındaki toplamları (danışan ve üyelik sayıları; satış, tahsilat, kasa, stok ve aidat toplamları) görür. Bu kapsam, Üyelik Sözleşmesi’nin 5. maddesi uyarınca ekip yönetimi ve raporlama amacıyla paylaşılır ve üst hat bu bilgileri değiştiremez.

• ETKİNLİKLER: Danışan, kulübünün bağlı olduğu üst hat kulübünün düzenlediği bir etkinliğe kendi isteğiyle katılırsa, etkinliği düzenleyen kulüp katılımcı olarak danışanın adını ve katılım durumunu görür.

• TAKIM ARKADAŞLARI (Fit Maraton): Danışan, kulübünün düzenlediği bir Fit Maraton turuna katılırsa; adı, turdaki kilo değişimi ve sıralaması ile takım sohbetinde paylaştığı içerikler aynı takımdaki diğer katılımcılar tarafından görülebilir. Turdaki sonuçların takım içinde görünmesi yarışmanın doğası gereğidir. Danışanı tura ekleyen kulüp, bu paylaşım için danışanın açık rızasını almakla yükümlüdür; danışan turdan istediği an ayrılabilir. Kişisel ilerleme kartları yalnızca danışanın kendisine ve takımı yöneten kaptana görünür.

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: hukuken talep edilmesi hâlinde, mevzuatın öngördüğü sınırlar içinde.

6. Yurt Dışına Aktarım

KoçPro altyapısındaki veritabanı kayıtları ve dosyalar, Avrupa Birliği’nde bulunan veritabanı ve sunucu altyapısı sağlayıcısının sunucularında saklanmakta ve bu amaçla yurt dışına aktarılmaktadır. E-posta gönderiminde alıcının e-posta adresi ile iletinin konusu ve içeriği yurt dışındaki e-posta gönderim altyapısı sağlayıcısına; anlık bildirimlerde cihaz belirteci ve bildirim içeriği Google, Apple veya Huawei’ye; kulüp WhatsApp gönderimini etkinleştirirse alıcının telefon numarası ve mesaj içeriği Meta’ya, ilgili iletinin gönderilmesi amacıyla yurt dışına aktarılır.

Yurt dışına aktarım hakkında ayrıntılı bilgi talep etme hakkınız saklıdır; talepleriniz için §9’daki başvuru yollarını kullanabilirsiniz.

7. Saklama ve İmha Süreleri

• Üyelik ve sözleşme ilişkisine dair veriler: üyelik süresince ve sona ermesinden itibaren genel zamanaşımı süresi boyunca (10 yıl).

• Ödeme, fatura ve muhasebe kayıtları: vergi mevzuatı uyarınca 5 yıl; ticari defter ve belgeler bakımından 10 yıl.

• Kulüp adına işlenen danışan verileri: kulübün talimatı ve abonelik durumu çerçevesinde saklanır; kulübün silme talimatı üzerine silinir. Kulübe 24 ay boyunca hiç giriş yapılmazsa, kulübe 30 gün önceden bildirim yapılarak silinir; bu kuralın uygulanmaya başlayacağı tarih Veri İşleme Sözleşmesi §8’de duyurulur.

• Sağlık verisi niteliğindeki ölçüm ve fotoğraf kayıtları: açık rızanın bulunmasına ek olarak, toplandıkları amaç için gerekli olan süre boyunca saklanır; amaç ortadan kalktığında, danışan ilişkisi sona erdiğinde veya rıza geri alındığında, başka bir kanuni saklama sebebi yoksa veri sorumlusu kulüp tarafından silinir.

• İşlem ve destek erişim kayıtları: 12 ay; süre sonunda otomatik olarak silinir.

Süre sonunda kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

8. Veri Güvenliği ve Erişim Kayıtları

Veriler yetkilendirme kuralları ile ayrıştırılır; bir kulübün verisine başka bir kulüp erişemez. Erişim yetkileri rol bazlıdır ve sunucu tarafında uygulanır.

Para, üyelik ve yetki işlemleri; kimin, ne zaman, hangi işlemi yaptığı bilgisiyle birlikte kayıt altına alınır. Bu kayıtlar kulüp sahibi tarafından uygulama içinden görüntülenebilir ve değiştirilemez.

KoçPro destek ekibi bir kulübün danışan kayıtlarını uygulama üzerinden yalnızca kulüp sahibinin vereceği onay koduyla ve 2 saatliğine görebilir; talepler ve erişimler gerekçesiyle kayıt altına alınır, 12 ay saklanır ve kulüp sahibine gösterilir. Hesap yönetimi için kullanıcıların kimlik ve iletişim bilgileri ile şikâyet, İYS ve yasal yükümlülükler için SMS ve WhatsApp gönderim kayıtları KoçPro yönetimince görülebilir. Teknik bakım, hata giderme, güvenlik ve yasal zorunluluk hâllerinde yetkili ve sınırlı sayıda kişi veritabanına doğrudan erişebilir.

9. Haklarınız (KVKK m.11) ve Başvuru Usulü

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme; işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme; silinmesini veya yok edilmesini isteme; düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurularınızı; yazılı olarak Bahçelievler Mah. Hamdi Paşa Sk. Öncü Apartmanı No:2 İç Kapı No:10 İlkadım/Samsun adresine, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle info@viarsoft.com adresine iletebilirsiniz. Başvurunuzda ad soyad, imza (yazılı başvuruda), T.C. kimlik numarası, tebligata esas adres, varsa telefon ve e-posta ile talep konusunun bulunması gerekir.

Talepleriniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır (m.14).

Münhasıran otomatik sistemlerle alınan ve hakkınızda hukuki sonuç doğuran bir karar bulunmamaktadır; uygulamadaki değerlendirmeler (örneğin kademe uygunluğu) yalnızca öneri niteliğindedir ve nihai karar koç tarafından verilir.

10. Değişiklikler

Bu aydınlatma metni, mevzuat değişiklikleri ve hizmetimizin kapsamındaki güncellemeler doğrultusunda yenilenebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır; metnin en son güncellenme tarihi sayfa başında yer alır.