KVKK Aydınlatma Metni

Veri Sorumlusu: Viarsoft Yazılım Danışmanlık ve Ticaret Limited Şirketi ("KoçPro") — Bahçelievler Mah. Hamdi Paşa Sk. No:2/10 İlkadım/Samsun, MERSİS: 0925133644400001, E-posta: info@viarsoft.com.

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") m.10 ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, KoçPro uygulaması ve web paneli üzerinden işlenen kişisel verileriniz hakkında sizi bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır.

ÖNEMLİ — İKİ FARKLI ROL: Koç/işletme hesabına ilişkin veriler (kimlik, iletişim, abonelik ve ödeme kayıtları) bakımından veri sorumlusu KoçPro’dur. Kulüplerin platforma girdiği DANIŞAN verileri bakımından veri sorumlusu ilgili kulüp/koçtur; KoçPro bu verileri yalnızca kulübün talimatı doğrultusunda işleyen VERİ İŞLEYEN konumundadır. Danışanlar, verilerine ilişkin taleplerini öncelikle hizmet aldıkları kulübe/koça yöneltmelidir; KoçPro bu taleplerin karşılanmasında kulübe teknik destek sağlar.

Kulüplere hatırlatma: Danışanlarınıza yönelik aydınlatma yükümlülüğü ve gerekli açık rızaların alınması, veri sorumlusu sıfatıyla SİZE aittir. KoçPro bunun için gerekli teknik imkânı sunar, hukuki yükümlülüğü üstlenmez.

1. İşlenen Kişisel Veriler

• Kimlik: ad soyad, hesap türü (kulüp sahibi/personel/danışan), varsa distribütör kimlik numarası.

• İletişim: telefon numarası, e-posta adresi, il bilgisi.

• Müşteri işlem: abonelik ve paket kayıtları, ödeme/iade işlem referansları, SMS kredi hareketleri, fatura bilgileri. Kredi kartı bilgileriniz sistemlerimizde SAKLANMAZ; ödeme kuruluşuna (PayTR Ödeme Kuruluşu A.Ş.) tek seferlik ve şifreli olarak iletilir.

• Kulüp işletme verileri (kulüp adına, veri işleyen sıfatıyla): danışan kimlik/iletişim bilgileri, üyelik ve cari hesap hareketleri, randevu, etkinlik ve ziyaret kayıtları, gönderilen mesaj kayıtları.

• ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ (sağlık): kilo, vücut ölçüleri, yağ/kas oranı gibi ölçüm kayıtları ile — danışanın tercihine bağlı olarak — ön/yan vücut fotoğrafları. Bu veriler KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir; ayrıca bkz. §4.

• İşlem güvenliği: IP adresi, cihaz ve oturum bilgileri, uygulama içi işlem kayıtları ile destek erişim kayıtları (bkz. §8).

2. Verilerin Toplanma Yöntemi

Kişisel verileriniz tamamen veya kısmen otomatik yollarla, elektronik ortamda toplanır: web panelinde ve mobil uygulamada doldurduğunuz formlar, hesap oluşturma ve davet akışları, uygulama içinde gerçekleştirdiğiniz işlemler, ölçüm ve fotoğraf kayıtları ile ödeme kuruluşundan dönen işlem sonuçları.

Danışan verileri kural olarak DANIŞANIN KENDİSİNDEN ya da hizmet aldığı kulüp tarafından uygulamaya girilmek suretiyle elde edilir.

3. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

• Üyelik ve hesap yönetimi — sözleşmenin kurulması ve ifası (m.5/2-c).

• Abonelik, ödeme, fatura ve mahsup işlemleri — sözleşmenin ifası (m.5/2-c); hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m.5/2-ç).

• Kulüp işletme süreçlerinin (danışan, üyelik, ölçüm, cari hesap, randevu) yürütülmesi — kulüp ile aramızdaki hizmet sözleşmesinin ifası (m.5/2-c; veri işleyen sıfatıyla).

• Hatırlatma ve bilgilendirme mesajlarının gönderilmesi — sözleşmenin ifası (m.5/2-c). Ticari elektronik ileti niteliğindeki mesajlar için 6563 sayılı Kanun kapsamında ayrıca onay alınır.

• İşlem ve erişim kayıtlarının tutulması, kötüye kullanımın önlenmesi ve bilgi güvenliğinin sağlanması — bir hakkın tesisi/kullanılması/korunması (m.5/2-e) ve meşru menfaat (m.5/2-f).

• Sağlık verisi niteliğindeki ölçüm ve fotoğraf kayıtları — ilgili kişinin AÇIK RIZASI (m.6/2). Bu rıza, veri sorumlusu sıfatıyla kulüp tarafından alınır ve her an geri alınabilir.

4. Özel Nitelikli Kişisel Veriler (Sağlık Verisi)

Kilo ve vücut ölçümleri ile ön/yan vücut fotoğrafları KVKK m.6 anlamında özel nitelikli kişisel veridir ve yalnızca ilgili kişinin açık rızasıyla işlenebilir. Fotoğraf kaydı ZORUNLU DEĞİLDİR; danışan fotoğraf verilmeden de hizmet alabilir.

Teknik önlemler: fotoğraflar herkese kapalı (private) bir depolama alanında tutulur, doğrudan bağlantıyla erişilemez ve yalnızca kısa ömürlü, imzalı bağlantılarla görüntülenir. Erişim, veriyi işleyen kulüp ile fotoğrafın ait olduğu danışanın kendisiyle sınırlıdır; başka bir kulübün veya başka bir danışanın erişimi teknik olarak engellenmiştir.

Açık rızanın geri alınması hâlinde ilgili ölçüm ve fotoğraf kayıtları silinir; silme talebi hizmet alınan kulübe iletilir.

5. Aktarılan Taraflar

• Barındırma ve altyapı: Supabase Inc. ve alt yüklenicisi Amazon Web Services (yurt dışı — bkz. §6).

• Ödeme: PayTR Ödeme Kuruluşu A.Ş. (abonelik ödeme ve iade işlemleri).

• Mesaj gönderimi: SMS ve anlık bildirim hizmet sağlayıcıları.

• ÜST HAT KULÜBÜ: Kulübünüz bir üst hat kulübüne bağlıysa, o kulüp kulübünüzün işletme verilerini görebilir. Paylaşımın kapsamını (tam paylaşım / yalnız özet / kapalı) kulüp sahibi olarak SİZ belirlersiniz; tercih uygulamadan her an değiştirilebilir ve varsayılan olarak tam paylaşım gelir. Bu paylaşım kapsamında danışan verisi de görünür hâle geldiğinden, danışanlarınızı bu konuda aydınlatma yükümlülüğü kulüp olarak size aittir.

• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: hukuken talep edilmesi hâlinde, mevzuatın öngördüğü sınırlar içinde.

6. Yurt Dışına Aktarım

Verileriniz, barındırma hizmetinin niteliği gereği yurt dışındaki sunucularda işlenmektedir. 7499 sayılı Kanun ile değişik KVKK m.9 uyarınca yurt dışına aktarım sırasıyla; Kurul tarafından verilmiş bir yeterlilik kararının bulunması, bulunmaması hâlinde ise m.9/3’te sayılan uygun güvencelerden birinin (özellikle standart sözleşme) sağlanması suretiyle gerçekleştirilir.

Açık rıza, m.9/6 uyarınca yalnızca ARIZİ nitelikteki aktarımlar için istisnai bir sebep olup, süreklilik arz eden barındırma faaliyetinin tek dayanağı olarak kullanılmaz.

Aktarıma ilişkin uygun güvencenin türü ve kapsamı hakkında ayrıntılı bilgi talep etme hakkınız saklıdır; talepleriniz için §9’daki başvuru yollarını kullanabilirsiniz.

7. Saklama ve İmha Süreleri

• Üyelik ve sözleşme ilişkisine dair veriler: üyelik süresince ve sona ermesinden itibaren genel zamanaşımı süresi boyunca (10 yıl).

• Ödeme, fatura ve muhasebe kayıtları: vergi mevzuatı uyarınca 5 yıl; ticari defter ve belgeler bakımından 10 yıl.

• Kulüp adına işlenen danışan verileri: kulübün talimatı ve abonelik durumu çerçevesinde saklanır; kulübün silme talimatı üzerine silinir.

• Sağlık verisi niteliğindeki ölçüm ve fotoğraf kayıtları: açık rıza devam ettiği sürece; rızanın geri alınması hâlinde gecikmeksizin silinir.

• İşlem ve destek erişim kayıtları: 12 ay; süre sonunda otomatik olarak silinir.

Süre sonunda kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

8. Veri Güvenliği ve Erişim Kayıtları

Veriler yetkilendirme kuralları ile ayrıştırılır; bir kulübün verisine başka bir kulüp erişemez. Erişim yetkileri rol bazlıdır ve sunucu tarafında uygulanır.

Para, üyelik ve yetki işlemleri; kimin, ne zaman, hangi işlemi yaptığı bilgisiyle birlikte kayıt altına alınır. Bu kayıtlar kulüp sahibi tarafından uygulama içinden görüntülenebilir ve değiştirilemez.

KoçPro’nun destek amacıyla bir kulübün verisine erişmesi hâlinde bu erişim, gerekçesiyle birlikte ayrıca kayıt altına alınır.

9. Haklarınız (KVKK m.11) ve Başvuru Usulü

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme; işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme; işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme; yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme; eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme; silinmesini veya yok edilmesini isteme; düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme; münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurularınızı; yazılı olarak Bahçelievler Mah. Hamdi Paşa Sk. No:2/10 İlkadım/Samsun adresine, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da daha önce bize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle info@viarsoft.com adresine iletebilirsiniz. Başvurunuzda ad soyad, imza (yazılı başvuruda), T.C. kimlik numarası, tebligata esas adres, varsa telefon ve e-posta ile talep konusunun bulunması gerekir.

Talepleriniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren 60 gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır (m.14).

Münhasıran otomatik sistemlerle alınan ve hakkınızda hukuki sonuç doğuran bir karar bulunmamaktadır; uygulamadaki değerlendirmeler (örneğin kademe uygunluğu) yalnızca öneri niteliğindedir ve nihai karar koç tarafından verilir.

10. Değişiklikler

Bu aydınlatma metni, mevzuat değişiklikleri ve hizmetimizin kapsamındaki güncellemeler doğrultusunda yenilenebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır; metnin en son güncellenme tarihi sayfa başında yer alır.