Veri İşleme Sözleşmesi (Danışan Verileri)

Bu sözleşme, Viarsoft Yazılım Danışmanlık ve Ticaret Limited Şirketi ("KoçPro") ile KoçPro’da kulüp hesabı bulunan ve danışan verilerinin hangi amaçla ve nasıl işleneceğini belirleyen kulüp sahibi ("Koç") arasındaki Kullanım Koşulları’nın (Üyelik Sözleşmesi) AYRILMAZ EKİDİR. Koç’un, yetkilendirdiği kullanıcıların ve danışanların platforma girdiği danışan verilerinin KoçPro tarafından hangi amaçla ve hangi sınırlar içinde işleneceğini düzenler. Danışan verileri konusunda bu sözleşme ile diğer metinler arasında fark olursa bu sözleşme esas alınır.

KISACA:

• Danışanlarınız ve kulübünüzün kayıtları sizindir. KoçPro bu verileri yalnızca size hizmet vermek için işler.

• KoçPro danışanlarınıza kendi adına ulaşmaz, onlara bir şey satmaz, onları başka bir koça veya kulübe yönlendirmez; verilerini satmaz ve kendi ticari amacıyla kimseye vermez.

• KoçPro destek ekibi danışan kayıtlarınıza uygulama üzerinden yalnızca sizin vereceğiniz onay koduyla ve 2 saatliğine girebilir. Kulüp sahibi olarak hesabınızı sildiğinizde kulübünüzün danışan verileri de silinir.

1. Tanımlar ve Roller

Danışan verisi: Koç’un, personelinin veya danışanın platforma girdiği; danışan ve potansiyel danışan kayıtlarına ait her türlü bilgidir. Ad soyad, telefon, e-posta, il, ölçüm ve tartı kayıtları, vücut fotoğrafları, üyelik, cari hesap, ürün, randevu ve devam kayıtları, takip grubu ve sohbet mesajları ile notlar bu kapsamdadır.

Danışan verileri bakımından VERİ SORUMLUSU Koç’tur. KoçPro bu verileri yalnızca Koç adına ve bu sözleşmede yazılı amaçla işleyen VERİ İŞLEYEN’dir (6698 sayılı KVKK m.3). Danışanların KVKK’dan doğan hakları saklıdır.

Personel ve vekiller, Koç’un yetkilendirdiği ve Koç adına hareket eden kullanıcılardır; danışan verileri bakımından ayrı bir veri sorumlusu sayılmazlar. Kendi hesaplarıyla kabul ettikleri Üyelik Sözleşmesi uyarınca §9’daki kurallara uymakla yükümlüdürler.

2. Temel Taahhüt: Danışanlarınız Sizindir

KoçPro danışan verilerini YALNIZCA Koç’a platform hizmetini sunmak için işler. KoçPro bu verileri kendisine müşteri, danışan veya üye edinmek için KULLANMAZ. Bu kapsamda KoçPro:

• Danışanlarınızla ve potansiyel danışanlarınızla kendi adına iletişime geçmez; onlara telefon, SMS, e-posta, WhatsApp, anlık bildirim veya uygulama içi mesajla tanıtım, kampanya ya da teklif göndermez.

• Danışanlarınızı başka bir koça, kulübe, distribütöre veya üçüncü kişiye yönlendirmez, önermez, tanıtmaz; danışan kayıtlarınızı sizin talimatınız olmadan başka bir kulübe taşımaz veya devretmez.

• Danışan verilerini satmaz, kiralamaz, takas etmez; ürün üreticileri ve doğrudan satış şirketleri dâhil hiçbir üçüncü kişiye kendi ticari amacıyla vermez.

• Danışan verilerini reklam, pazarlama, profil çıkarma, kendi ürün veya hizmetlerini satma ya da kendisi koçluk hizmeti veya ürün satışı yapma amacıyla kullanmaz.

• Danışan verilerini yapay zekâ modellerini eğitmek için kullanmaz, başkasına da kullandırmaz.

• Danışan sayınız, satışlarınız, danışanlarınızın ölçüm sonuçları gibi kulübünüze özgü bilgileri, aşağıda sayılan hâller dışında başkalarına açıklamaz. Hiçbir kişiyi ve kulübü tanıtmayan toplu sayılar (örneğin platformdaki toplam danışan sayısı) bu yasağın dışındadır.

Danışan verileri yalnızca şu hâllerde ve gerektiği ölçüde başkalarının erişimine açılır: Koç’un talimatı; §5’te sayılan hizmet sağlayıcılar; kulübün düzenlediği Fit Maraton gibi ekip içi etkinlikler ve danışanın kendi isteğiyle katıldığı, üst hat kulübünün düzenlediği etkinlikler (KVKK Aydınlatma Metni §5); kanuni yükümlülükler ve yetkili kamu kurumlarının talepleri. Üst hat kulübü danışan verilerine erişemez; yalnızca kulüp bazındaki toplamları görür (Üyelik Sözleşmesi §5).

Bir danışanın KENDİ İSTEĞİYLE KoçPro’da koç hesabı açması bu taahhüdün ihlali sayılmaz; KoçPro bunu sağlamak için danışan verilerini kullanmaz.

3. Danışana Giden Mesajlar

Danışana platform üzerinden ulaşan mesajlar şunlarla sınırlıdır:

• Koç’un, personelinin veya kulübün gönderdiği ya da kurduğu mesaj ve hatırlatmalar. Bunlar Koç adına gönderilir; içeriğini ve zamanını Koç belirler. Ticari ileti onayı ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) yükümlülükleri Koç’a aittir (Üyelik Sözleşmesi §5).

• Hizmetin zorunlu kıldığı hesap ve güvenlik mesajları: giriş veya doğrulama kodu, şifre yenileme, hesap güvenliği bildirimi, uygulamanın güncellenmesi gerektiğine dair uyarı.

• Danışanın KoçPro’ya doğrudan yaptığı bir başvurunun (ör. KVKK başvurusu, hesap silme talebi) cevabı.

KoçPro’nun gönderdiği hesap ve güvenlik mesajları tanıtım, kampanya veya teklif içermez.

4. KoçPro İçinde Verilere Kim, Ne Zaman Erişir

• KoçPro çalışanları danışan verilerine yalnızca şu durumlarda ve gerektiği kadar erişir: Koç’un destek talebi, bir hatanın giderilmesi, bir güvenlik olayının incelenmesi, yasal bir zorunluluk.

• ONAY KODUYLA ERİŞİM: KoçPro destek ekibi kulübünüzün danışan kayıtlarını (danışan kartı, ölçüm, cari, üyelik, randevu, mesaj ve benzerleri) uygulama üzerinden YALNIZCA sizin vereceğiniz onay koduyla görebilir. Destek ekibi gerekçesini yazarak kod ister; kulüp sahibine ve vekiline gerekçeyle birlikte 6 haneli bir kod gönderilir. Kodu destek ekibine siz verirseniz erişim 2 saat açılır ve süre dolunca kendiliğinden kapanır. Kod 15 dakika geçerlidir; talebi reddedebilir, açık erişimi uygulamadaki "Destek erişimi" ekranından istediğiniz an kapatabilirsiniz. Talepler ve erişimler gerekçesi ve zamanıyla 12 ay saklanır ve bu ekranda size de görünür.

• KOD GEREKMEYEN SINIRLI YÖNETİM KAYITLARI: Hesap yönetimi ve destek için kullanıcı hesaplarının kimlik ve iletişim bilgileri ile hesap özeti (ad, telefon, e-posta, bağlı kulüp, koçu, hesap durumu, cari bakiye); şikâyetlerin, İleti Yönetim Sistemi (İYS) ve yasal yükümlülüklerin yürütülmesi için SMS ve WhatsApp gönderim kayıtları (alıcı numarası, mesaj metni, teslim durumu); kulübün KoçPro paket, ödeme ve fatura bilgileri. Bu kayıtlar yalnızca bu amaçlarla görüntülenir.

• Teknik bakım, hata giderme, güvenlik olayı ve yasal zorunluluk hâllerinde yetkili ve sınırlı sayıda kişi veritabanına doğrudan erişebilir; bu erişim yalnızca bu amaçlarla yapılır.

• Erişim yetkisi olan herkes gizlilik yükümlülüğü altındadır; bu yükümlülük görevi sona erdikten sonra da sürer.

5. Hizmet Sağlayıcılar (Alt İşleyenler)

KoçPro danışan verilerini yalnızca aşağıdaki sağlayıcılarla ve yalnızca ilgili hizmetin gerektirdiği ölçüde paylaşır:

• Veritabanı ve sunucu altyapısı sağlayıcısı: veritabanı, dosya depolama ve sunucu altyapısı (yurt dışı; bkz. KVKK Aydınlatma Metni §6).

• Verimor: Koç’un gönderdiği SMS’ler (alıcı numarası ve mesaj metni).

• E-posta gönderim altyapısı sağlayıcısı: e-posta gönderimi.

• Google, Apple ve Huawei: anlık bildirimlerin cihaza iletilmesi.

• Meta (WhatsApp Business Platform): yalnızca Koç WhatsApp gönderimini açarsa; alıcı numarası ve mesaj metni.

• Hata izleme, güvenlik ve destek araçları: yalnızca teknik hata kayıtları ve Koç’un destek talebi kapsamındaki kayıtlarla sınırlı olarak. KoçPro bu kayıtların model eğitimi dâhil sağlayıcının kendi amaçları için kullanılmasına izin vermez.

KoçPro bu listeye danışan verisine erişecek yeni bir sağlayıcı eklemeden en az 15 gün önce Koç’u uygulama içinden veya e-postayla bilgilendirir. Koç haklı bir veri koruma gerekçesiyle itiraz edebilir; çözüm bulunamazsa sözleşmeyi feshedebilir ve ödediği dönemin kullanılmayan kısmının bedelini geri alır. Teknik zorunluluk, güvenlik ya da hizmetin kesintisiz sürmesini gerektiren acil hâllerde bilgilendirme değişiklikten hemen sonra yapılır. Danışan verisini yeni bir sağlayıcıya gönderen isteğe bağlı özellikler (ör. fotoğraftan bilgi okuyan yapay zekâ özellikleri) Koç açmadıkça çalışmaz.

6. Güvenlik ve İhlal Bildirimi

• Her kulübün verisi sunucu tarafındaki erişim kurallarıyla diğer kulüplerden ayrılır; bir kulüp başka bir kulübün danışan verisini göremez; üst hat kulübü de dâhil. Vücut fotoğrafları herkese kapalı bir alanda tutulur ve yalnızca kısa ömürlü bağlantılarla açılır. İletişim şifrelidir.

• Yedekler şifreli ortamda tutulur ve en fazla 15 gün saklanır.

• KoçPro, danışan verilerini etkileyebilecek bir güvenlik ihlalini öğrendiğinde Koç’a gecikmeksizin ve en geç 48 saat içinde ilk bildirimi yapar; o an bilinen kapsamı, etkilenen veri gruplarını ve alınan önlemleri paylaşır, eksik bilgileri öğrendikçe gecikmeksizin tamamlar. Koç’un Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na ve danışanlarına bildirim yapabilmesi (KVKK m.12/5) için gereken bilgiyi sağlar.

7. Danışan Başvuruları

Bir danışan verileriyle ilgili olarak doğrudan KoçPro’ya başvurursa, KoçPro başvuruyu Koç’a iletir ve cevaplanması için gereken teknik desteği sağlar; yasal bir zorunluluk olmadıkça Koç’un yerine karar vermez. Danışanın uygulamadaki "Hesabımı Sil" işlemi yalnızca kendi giriş hesabını siler; kulüp kayıtları veri sorumlusu Koç’ta kalır.

8. Üyelik Sona Erdiğinde

• Abonelik sona erse de danışan verileri hemen silinmez; Koç verilerini görüntülemeye devam eder.

• Kulübe bağlı hiçbir koç, vekil veya personel hesabıyla 24 ay boyunca giriş yapılmazsa KoçPro, kayıtlı e-posta adresine ve telefon numarasına en az 30 gün önce bildirim yaparak kulübü ve danışan verilerini kalıcı olarak siler; bildirimde verilerin kopyasını isteme imkânı da hatırlatılır. Bu süre içinde giriş yapılırsa silme yapılmaz. Bu kural, bildirim ve silme düzeninin devreye alındığı ve bu sayfada duyurulduğu tarihten itibaren uygulanır; o tarihe kadar işlemsizlik gerekçesiyle silme yapılmaz.

• Koç hesabını uygulama içinden sildiğinde kulübü ve kulübe ait tüm danışan verileri silinir; yedeklerden de en geç 15 gün içinde düşer. E-postayla (info@viarsoft.com) yapılan silme talepleri en geç 30 gün içinde yerine getirilir.

• Koç, hesabını silmeden önce ya da silme talebiyle birlikte isterse danışan kayıtlarının bir kopyası en geç 15 iş günü içinde yaygın kullanılan bir dosya biçiminde (Excel/CSV) verilir. Kopya yazılı ve sayısal kayıtları kapsar; vücut fotoğrafları talep edilirse ayrı bir arşiv dosyası olarak aynı süre içinde verilir.

• KoçPro, bu maddede yazılı hâller dışında Koç’un talimatı olmadan danışan verilerini silmez; mali kayıtlara ilişkin yasal saklama yükümlülükleri saklıdır.

9. Üst Hat, Personel ve Vekillerin Uyacağı Kurallar

Üst hat kulübü danışan verilerini göremez; görebileceği koç düzeyindeki bilgiler ve kulüp toplamları Üyelik Sözleşmesi §5’te yazılıdır.

Platformdaki her kullanıcı; personel ya da vekil olarak gördüğü ya da üst hat kulübü olarak düzenlediği bir etkinliğe katılan danışan sebebiyle öğrendiği, sahibi olmadığı bir kulübün danışan verilerini yalnızca ekip yönetimi, raporlama ve kendisine verilen görev için kullanabilir. Bu verileri kullanarak o danışanlarla platform dışından (telefon, mesaj, sosyal medya vb.) iletişime geçemez, onları kendi kulübüne ya da başka bir kulübe çekemez, verileri platform dışına kopyalayamaz veya paylaşamaz. Bu kurala aykırılık Üyelik Sözleşmesi’ne aykırılıktır; hesabın askıya alınması ya da sözleşmenin feshi sebebidir.

10. Aykırılık, Yürürlük ve Değişiklik

• KoçPro’nun §2’deki taahhüdü ihlal etmesi hâlinde Koç sözleşmeyi derhal feshedebilir ve ödediği dönemin kullanılmayan kısmının bedelini geri alır. Tazminat sorumluluğu Üyelik Sözleşmesi §7’ye tabidir; kasıt ve ağır kusur hâlleri saklıdır.

• Bu sözleşme Üyelik Sözleşmesi ile birlikte kabul edilir; üyelik boyunca ve sona erdikten sonra danışan verileri silinene kadar geçerlidir.

• Esaslı değişikliklerde Koç’tan yeniden onay istenir; Koç aleyhine bir değişiklik onay alınmadan uygulanmaz.